Pflegesoftware auswählen: 12 Kriterien für ambulante Pflegedienste

Die Abrechnung entscheidet über Ihre Liquidität. Pflegekassen (§ 105 SGB XI) und Krankenkassen (§ 302 SGB V) erwarten elektronische Daten in vorgegebener Form – Fehler führen zu Rückfragen und Absetzungen.

• Rechnen Sie direkt per Datenaustausch ab oder nur über ein Abrechnungszentrum?
• Was wird vor dem Versand automatisch geprüft?
• Wie werden Rückmeldungen der Kassen verarbeitet?

Ohne gültige Verordnung und Genehmigung keine Vergütung für Behandlungspflege. Auslaufende Verordnungen müssen rechtzeitig auffallen.

• Wird die Verordnung (Muster 12) formulargetreu erfasst?
• Warnt die Software vor Ablauf und erinnert an die Folgeverordnung?
• Lässt sich der Bescheid der Kasse an der Verordnung ablegen?

Der Leistungsnachweis verbindet Pflege und Abrechnung. Er muss vollständig, unterschrieben und zur Verordnung passend sein.

• Entstehen Leistungsnachweise automatisch aus Tourenplan und App?
• Wie unterschreibt der Klient?
• Werden Abweichungen zur Planung sichtbar?

Die Dokumentation muss fachlich stimmen und prüfsicher sein – ohne Doppelerfassung.

• Wird das Strukturmodell mit SIS und Maßnahmenplan abgebildet?
• Wie werden Wunden, Vitalwerte und Betäubungsmittel dokumentiert?
• Kann die Pflegekraft unterwegs dokumentieren?

Gute Planung spart Fahrzeit und Überstunden – und sie muss auf das Handy der Pflegekraft kommen.

• Werden Fahrzeiten zwischen den Einsätzen berechnet?
• Wie werden Änderungen an die Pflegekräfte übermittelt?
• Sind Qualifikation, Urlaub und Krankheit in der Planung berücksichtigt?

Die App wird täglich genutzt – sie muss einfach sein und auch ohne Netz funktionieren.

• Läuft die App auf iPhone und Android?
• Wie wird die Anwesenheit beim Klienten nachgewiesen?
• Was passiert ohne Mobilfunknetz?

Die Regelprüfung durch den Medizinischen Dienst wird nur zwei Arbeitstage vorher angekündigt. Unterlagen müssen auf Knopfdruck bereitliegen.

• Erstellt die Software die Liste der versorgten Personen für den MD?
• Zeigt sie, wo in den Akten etwas fehlt?

Wer Intensivpflege nach § 37c SGB V anbietet, braucht 1:1-Planung, Fristen und eigene Abrechnungswege.

• Werden genehmigte Stunden und Qualifikationen im Dienstplan geprüft?
• Gibt es Fristen und Meldungen für die Kasse?

Pflegeeinrichtungen müssen seit dem 1. Juli 2025 an die Telematikinfrastruktur angebunden sein.

• Unterstützt die Software KIM und die Anbindung an die TI?
• Zeigt sie, welche Voraussetzungen noch fehlen?

Pflegedaten sind Gesundheitsdaten. Achten Sie auf DSGVO, Auftragsverarbeitung und – bei Cloud-Software – die Nachweise nach § 393 SGB V.

• Wo werden die Daten gespeichert und wer ist Auftragsverarbeiter?
• Welche Nachweise liegen vor (z. B. C5-Testat)?
• Wie sind Rollen, Rechte und Protokollierung gelöst?

Der Start entscheidet über die Akzeptanz im Team.

• Wie läuft die Einführung ab und wer schult das Team?
• Welche Daten werden aus dem bisherigen System übernommen?
• Wie erreichen Sie den Support im Alltag?

Vergleichen Sie die Gesamtkosten über mehrere Jahre – nicht nur den Monatspreis.

• Welches Preismodell gilt und was kostet extra (App, Module, Abrechnung)?
• Welche Laufzeit und Kündigungsfrist hat der Vertrag?
• Welche einmaligen Kosten sind förderfähig?