Gründung & Zulassung

Ambulanten Pflegedienst gründen: die Checkliste in 10 Schritten

Von der Pflegedienstleitung über Institutionskennzeichen und Versorgungsvertrag bis zum Anschluss an die Telematikinfrastruktur: Diese Schritte stehen zwischen Ihrer Idee und dem ersten Einsatz beim Klienten.

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Die 10 Schritte zur Gründung

Die Reihenfolge ist eine Orientierung – vieles läuft parallel. Die Anforderungen im Detail unterscheiden sich je nach Bundesland.

SCHRITT 1Konzept, Standort und Finanzierung

Legen Sie fest, welche Leistungen Sie anbieten wollen – Pflege nach SGB XI, häusliche Krankenpflege nach SGB V, Betreuung oder außerklinische Intensivpflege – und für welche Region. Ein Businessplan mit Personal-, Fahrzeug- und Anlaufkosten ist die Grundlage für Bank, Förderstellen und die späteren Vertragsverhandlungen.

SCHRITT 2Rechtsform und Gewerbeanmeldung

Wählen Sie die Rechtsform (z. B. GmbH, UG oder Einzelunternehmen), melden Sie das Gewerbe an und lassen Sie die Gesellschaft – falls nötig – ins Handelsregister eintragen. Klären Sie früh mit einer Steuerberatung, wie Pflegeleistungen umsatzsteuerlich zu behandeln sind.

SCHRITT 3Verantwortliche Pflegefachkraft (PDL)

Ein ambulanter Pflegedienst steht unter der ständigen Verantwortung einer ausgebildeten Pflegefachkraft (§ 71 SGB XI). Voraussetzung sind eine Pflegeausbildung, mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im erlernten Beruf innerhalb der letzten acht Jahre und eine Weiterbildung für leitende Funktionen mit in der Regel mindestens 460 Stunden. Die Kassen verlangen meist zusätzlich eine Stellvertretung.

SCHRITT 4Institutionskennzeichen (IK) beantragen

Das neunstellige IK identifiziert Ihren Pflegedienst gegenüber allen Kostenträgern – ohne IK keine Verträge und keine Abrechnung. Es wird kostenfrei bei der Sammel- und Verteilungsstelle IK (SVI) der Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen beantragt. Dort hinterlegen Sie auch die Bankverbindung für die Kassenzahlungen.

SCHRITT 5Versorgungsvertrag nach § 72 SGB XI

Erst mit dem Versorgungsvertrag mit den Landesverbänden der Pflegekassen ist Ihr Dienst zur Pflege nach SGB XI zugelassen. Die Vergütung wird gesondert vereinbart (§ 89 SGB XI). Welche Unterlagen und Nachweise verlangt werden, regeln die Landesverbände – fragen Sie dort früh nach.

SCHRITT 6Vertrag über häusliche Krankenpflege (§ 132a SGB V)

Für Behandlungspflege auf ärztliche Verordnung – etwa Medikamentengabe, Injektionen oder Wundversorgung – brauchen Sie zusätzlich einen Vertrag mit den Krankenkassen nach § 132a Abs. 4 SGB V. Für die außerklinische Intensivpflege gelten eigene Verträge nach § 132l SGB V.

SCHRITT 7Personal, Betriebsnummer und Berufsgenossenschaft

Bevor Sie Mitarbeitende anstellen, beantragen Sie eine Betriebsnummer beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit und melden den Betrieb bei der Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW) an. Planen Sie Qualifikationen so, dass Fachkraftquoten und die Anforderungen der Verträge erfüllt sind.

SCHRITT 8Versicherungen

Sinnvoll sind unter anderem eine Betriebs- und Berufshaftpflicht, eine Absicherung für Klientenschlüssel und Versicherungen für die Dienstfahrzeuge. Prüfen Sie den Umfang mit einem Versicherungsmakler, der Pflegedienste kennt.

SCHRITT 9Qualitätsmanagement und Dokumentation

Die Maßstäbe und Grundsätze zur Qualität (§ 113 SGB XI) gelten ab dem ersten Klienten; der Medizinische Dienst prüft regelmäßig (§ 114 SGB XI). Legen Sie Standards, Expertenstandards und eine Pflegedokumentation nach dem Strukturmodell mit SIS von Anfang an fest.

SCHRITT 10Telematikinfrastruktur und Software

Seit dem 1. Juli 2025 müssen Pflegeeinrichtungen an die Telematikinfrastruktur angebunden sein (§ 341 Abs. 8 SGB V) – mit SMC-B, elektronischem Heilberufsausweis, Kartenterminal und KIM-Adresse. Dazu kommt eine Software für Pflegedokumentation, Touren- und Dienstplanung und die Abrechnung per Datenaustausch nach § 105 SGB XI und § 302 SGB V.

So unterstützt MediStein Sie beim Start

  • Inbetriebnahme-Prüfung: MediStein prüft Ihre Stammdaten – vom IK über Kostenträger und Leistungskataloge bis zu den Verträgen – und zeigt, was vor der ersten Abrechnung noch fehlt.
  • Kostenträger und Leistungskataloge für SGB XI und SGB V an einem Ort, inklusive gesetzlicher Leistungsbeträge.
  • Vom Erstgespräch zum Klienten: Interessenten erfassen, Kostenvoranschlag und Pflegevertrag erstellen, Klientenakte anlegen.
  • Touren, Dienstplan und MediStein KI Mobile für Ihr Team – ab dem ersten Einsatz.
  • TI- und KIM-Cockpit: zeigt, welche Voraussetzungen für den Datenaustausch noch offen sind.

Tipp: Einmalige Kosten für Software, Hardware und Schulungen können nach § 8 Abs. 8 SGB XI bezuschusst werden – mehr zur Digitalisierungsförderung.

Häufige Fragen

Die verantwortliche Pflegefachkraft braucht nach § 71 Abs. 3 SGB XI eine Pflegeausbildung, mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im erlernten Beruf innerhalb der letzten acht Jahre und eine Weiterbildung für leitende Funktionen, die in der Regel mindestens 460 Stunden umfasst.
Pflegeeinrichtungen sind seit dem 1. Juli 2025 zur Anbindung an die Telematikinfrastruktur verpflichtet (§ 341 Abs. 8 SGB V). Neue Dienste sollten SMC-B, Heilberufsausweis, Kartenterminal und KIM-Dienst daher von Anfang an einplanen.
Spätestens zur ersten Abrechnung. Sinnvoll ist es, die Software schon vor dem Start einzurichten: Stammdaten, Kostenträger, Leistungskataloge und Mitarbeitende anlegen, damit die ersten Einsätze direkt dokumentiert und abgerechnet werden können.
Ja. Zugelassene Pflegeeinrichtungen können nach § 8 Abs. 8 SGB XI einmalig bis zu 40 % der Ausgaben für digitale Ausrüstung und Schulungen erstattet bekommen, höchstens 12.000 € je Einrichtung.

Diese Übersicht ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Gründungsberatung. Maßgeblich sind die Vorgaben der Landesverbände der Pflegekassen, der Krankenkassen und der Behörden in Ihrem Bundesland.

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Förderung bis 12.000 € Pflegesoftware auswählen SGB V vs. SGB XI Pflege-Glossar A–Z

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