Planung & Organisation
Tourenplanung in der ambulanten Pflege: So planen Sie Touren, die aufgehen
Pünktlich beim Klienten, die richtige Qualifikation am richtigen Ort, keine Überstunden durch zu knappe Fahrzeiten: Diese Schritte, Regeln und Kennzahlen machen Ihre Tourenplanung verlässlich.
Von der MediStein-Redaktion
Veröffentlicht
Lesezeit: ca. 7 Minuten
Was eine gute Tour ausmacht
- Pünktlich: Einsätze liegen im vereinbarten Zeitfenster – besonders bei Medikamenten und Insulin.
- Fachlich richtig: Jede Leistung übernimmt eine Pflegekraft mit passender Qualifikation.
- Realistisch: Fahrzeiten, Pausen und Puffer sind eingeplant – die Tour geht ohne Hetze auf.
- Gesetzeskonform: Arbeits-, Pausen- und Ruhezeiten nach dem Arbeitszeitgesetz werden eingehalten.
- Beständig: Klienten sehen möglichst wenige wechselnde Gesichter.
Diese Daten brauchen Sie für die Planung
| Bereich | Was in die Planung gehört |
|---|---|
| Klienten | Adresse, Zeitwünsche und feste Zeiten, Zugang (Schlüssel, Code), Besonderheiten vor Ort |
| Leistungen | Leistungskomplexe und Behandlungspflege mit Zeitbedarf, gültige Verordnung und Genehmigung |
| Mitarbeitende | Qualifikation, Dienst und Arbeitszeit, Urlaub und Krankheit, Führerschein |
| Organisation | Dienstfahrzeuge, Klientenschlüssel, Doppeleinsätze, Fahrzeiten zwischen den Adressen |
In 8 Schritten zur Tour
- Feste Termine zuerst. Zeitkritische Einsätze wie Insulin vor dem Frühstück, Medikamente zu festen Zeiten oder Kompressionsstrümpfe am Morgen bilden das Gerüst der Tour.
- Leistung und Qualifikation zusammenbringen. Behandlungspflege nur an Pflegekräfte mit der Qualifikation, die Ihre Verträge mit den Kassen verlangen. Das prüft später auch der Medizinische Dienst bei der Abrechnungsprüfung.
- Geografisch bündeln. Klienten, die nah beieinander wohnen, in dieselbe Tour – und die Reihenfolge so wählen, dass keine Zickzack-Wege entstehen.
- Fahrzeiten ehrlich ansetzen. Tageszeit, Verkehr, Parkplatzsuche und Treppenhaus gehören dazu. Zu knappe Fahrzeiten sind der häufigste Grund für Verspätungen.
- Pausen und Ruhezeiten einplanen. Pausen nach § 4 ArbZG gehören in die Tour, nicht ans Ende des Tages. Zwischen Spät- und Frühdienst muss die Ruhezeit passen.
- Doppeleinsätze abstimmen. Wenn zwei Pflegekräfte gleichzeitig beim Klienten sein müssen, beide Touren so legen, dass sie zur gleichen Zeit ankommen.
- Puffer und Schlüssel. Ein kleiner Puffer fängt Unvorhergesehenes auf. Klientenschlüssel und Dienstwagen gehören zur Tour – wer hat welchen Schlüssel, welches Auto ist frei?
- Freigeben und informieren. Die fertige Tour geht an die Pflegekraft – am besten direkt aufs Smartphone, damit Änderungen nicht per Anruf oder Zettel verloren gehen.
Arbeitszeitgesetz: Diese Regeln gelten
| Regel | Inhalt |
|---|---|
| Höchstarbeitszeit (§ 3) | 8 Stunden je Werktag; bis zu 10 Stunden, wenn im Durchschnitt von 6 Monaten oder 24 Wochen 8 Stunden nicht überschritten werden. |
| Pausen (§ 4) | Mindestens 30 Minuten bei mehr als 6 bis 9 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden; teilbar in Abschnitte von mindestens 15 Minuten. |
| Ruhezeit (§ 5) | Mindestens 11 Stunden zwischen zwei Diensten. In der Pflege um bis zu eine Stunde verkürzbar, wenn die Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine Ruhezeit von mindestens 12 Stunden ausgeglichen wird. |
| Sonn- und Feiertage (§§ 10, 11) | In der Pflege erlaubt. Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen (Sonntag) bzw. acht Wochen (Feiertag); mindestens 15 Sonntage im Jahr bleiben beschäftigungsfrei. |
Tarifverträge können in den Grenzen des § 7 ArbZG Abweichungen zulassen – etwa für längere Dienste in der Intensivpflege.
Kennzahlen für Ihre Tourenplanung
- Anteil der Fahrzeit an der Arbeitszeit – je kleiner, desto mehr Zeit bleibt beim Klienten.
- Pünktlichkeit: Wie oft liegt der Einsatzbeginn im vereinbarten Zeitfenster?
- Planabweichung: geplante und tatsächliche Einsatzzeiten im Vergleich.
- Kontinuität: Wie viele verschiedene Pflegekräfte kommen im Monat zu einem Klienten?
Typische Fehler
- Fahrzeiten zu knapp – die Tour läuft jeden Tag aus dem Ruder.
- Qualifikation nicht geprüft – Behandlungspflege durch eine nicht ausreichend qualifizierte Kraft ist ein Abrechnungsrisiko.
- Änderungen per Anruf oder Messenger – niemand weiß später, welche Tour galt.
- Tourenplan, Dienstplan und Leistungsnachweis passen nicht zusammen – genau das prüft der Medizinische Dienst für mindestens sieben Tage.
So unterstützt MediStein Ihre Tourenplanung
- Tourenplan per Drag & Drop – Klienten zwischen Pflegekräften und Schichten verschieben, mit Fahrzeit und Strecke zwischen den Einsätzen.
- Tagesplan-Vorschlag mit realistischen Besuchszeiten und Touren nach Kapazität, Qualifikation und Arbeitszeitgesetz.
- Freigabe in MediStein KI Mobile – Pflegekräfte bekommen neue und geänderte Touren als Benachrichtigung, auch bei Doppelpflege.
- Vor-Ort-Nachweis per NFC-Chip oder GPS – der Besuch steht sofort im Leistungsnachweis, das Dashboard zeigt den Stand des Tages.
Häufige Fragen
Dafür gibt es keine feste Zahl. Entscheidend sind Dauer und Art der Leistungen, die Fahrzeiten zwischen den Klienten und die Arbeitszeit der Pflegekraft einschließlich Pausen.
Fahrten zwischen den Einsätzen während des Dienstes sind Arbeitszeit und gehören deshalb in die Planung – genauso wie die Pausen nach § 4 ArbZG.
Bei mehr als sechs bis neun Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten. Die Pausen können in Abschnitte von je mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden (§ 4 ArbZG).
Ja, in der Pflege ist Arbeit an Sonn- und Feiertagen erlaubt (§ 10 ArbZG). Für Sonntagsarbeit gibt es einen Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen, für Feiertagsarbeit innerhalb von acht Wochen; mindestens 15 Sonntage im Jahr bleiben frei (§ 11 ArbZG).
Über den Leistungsnachweis mit Handzeichen bzw. Unterschrift. Bei der Abrechnungsprüfung vergleicht der Medizinische Dienst Tourenplan, Dienstplan, Leistungsnachweis und Handzeichen – sie müssen zusammenpassen.
Rechtsgrundlage: Arbeitszeitgesetz (ArbZG) §§ 3, 4, 5, 7, 10 und 11; Abrechnungsprüfung nach den Qualitätsprüfungs-Richtlinien ambulant (Ziffer 10). Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung; maßgeblich sind Gesetz, Tarifvertrag und Ihre Verträge mit den Kassen.
Der Tourenplan in MediStein
Touren je Pflegekraft, Fahrzeiten zwischen den Einsätzen und Freigabe in die App · Originalansicht, anonymisiert